Ταξινόμηση και Συντήρηση των Εγγράφων
Η συλλογή εγγράφων του Διπλωματικού και Ιστορικού Αρχείου του YΠEΞ καλύπτει την περίοδο από την έναρξη του ελληνικού επαναστατικού απελευθερωτικού αγώνα, το 1821, μέχρι σήμερα. Το τμήμα των Αρχείων, που καλύπτει την επαναστατική περίοδο και αναφέρεται ουσιαστικά σε αλληλογραφία των πρωταγωνιστών της Επανάστασης με τους Έλληνες της Επτανήσου και τις φιλελληνικές οργανώσεις του εξωτερικού, είναι περιορισμένο. Από την Ανεξαρτησία και μετά αρχίζει η επίσημη διπλωματική αλληλογραφία της Ελλάδας, κατ’ αρχάς σε διακρατικό επίπεδο. Την περίοδο 1910-1920, ο όγκος των διπλωματικών Αρχείων της χώρας άρχισε να αυξάνεται σημαντικά, αφού η Ελλάδα συμμετείχε πλέον σε διεθνείς οργανισμούς ως ισότιμο με τις άλλες χώρες μέλος, ενώ, από τη μεταπολεμική περίοδο μέχρι σήμερα, η παραγωγή γραπτών τεκμηρίων αυξάνεται κατ’ έτος με εντυπωσιακό ρυθμό.
Τα διπλωματικά έγγραφα, που συγκεντρώνονται σε ασφαλείς χώρους εντός του Υπουργείου, είναι οργανωμένα κατά κύριο λόγο χρονολογικά (κατ’ έτος), αλλά και ανάλογα με την προέλευσή τους. Υπάρχουν οι εξής γενικές κατηγορίες: 1. Αρχεία της Κεντρικής Υπηρεσίας YΠEΞ, 2. Αρχεία των Μονίμων Αντιπροσωπειών, Πρεσβειών, Προξενείων και Γραφείων Συνδέσμων, και 3. Ειδικά Αρχεία. Τα τελευταία αναφέρονται σε συγκεκριμένα ζητήματα, γεγονότα ή ορόσημα της ελληνικής εξωτερικής πολιτικής, όπως είναι για παράδειγμα οι αρχειακές ενότητες των πολεμικών αποζημιώσεων μετά τον Β΄ Παγκόσμιο Πόλεμο, του Σχεδίου Marshall, των σχετικών με την Ιστορία των Ελλήνων Εβραίων εγγράφων κ.λπ. Αξίζει να σημειωθεί ότι τα πρωτότυπα κείμενα των διεθνών συνθηκών, συμβάσεων και συμφωνιών, καθώς και των επικυρώσεών τους, φυλάσσονται χωριστά στην Ειδική Νομική Υπηρεσία του Υπουργείου.
Οι αρχειακές συλλογές της ΥΔΙΑ βρίσκονται αποθηκευμένες σε διαφορετικά αρχειοστάσια κτηρίων του YΠEΞ, στο κέντρο της πρωτεύουσας, αλλά και στο στρατόπεδο ΚΑΡΑΪΣΚΑΚΗ (Χαϊδάρι), σε ένα νέο κτήριο που έχει διαμορφωθεί καταλλήλως και υποδέχεται τα επαναπατριζόμενα αρχεία των Αρχών Εξωτερικού. Ξεχωριστό Αναγνωστήριο εντός του κτηρίου αυτού αναμένεται να λειτουργήσει σύντομα. Η YΔIA φροντίζει για τη διαμόρφωση των καταλληλότερων προϋποθέσεων σχετικά με την αποθήκευση και διατήρηση των εγγράφων, κάνοντας συνεχώς παρεμβάσεις στη διαρρύθμιση των αποθηκευτικών της χώρων.
Στις εργασίες ταξινόμησης του αρχειακού υλικού συνδράμουν ομάδες φοιτητών διαφόρων τμημάτων των Πανεπιστημίων όλης της χώρας, στο πλαίσιο προγραμμάτων πρακτικής άσκησης σε εθελοντική βάση.
Στο πλαίσιο αυτό, η ΥΔΙΑ έχει δημιουργήσει ένα άριστο κλίμα συνεργασίας με τους τομείς ανθρωπιστικών επιστημών των ελληνικών εκπαιδευτικών ιδρυμάτων ανωτάτης και ανωτέρας εκπαίδευσης. Η συνεργασία αυτή έχει αμοιβαία οφέλη: το Υπουργείο δέχεται σημαντική επιστημονική αρωγή από νέους επιστήμονες, οι οποίοι, υπό τη διαρκή καθοδήγηση του επιστημονικού δυναμικού της ΥΔΙΑ, αλλά και την παρακολούθηση ειδικών σεμιναρίων, εισάγονται στο πνεύμα της περιόδου, τεκμήρια της οποίας καλούνται να ταξινομήσουν.
Το ενδιαφέρον στοιχείο αυτής της αμοιβαιότητας σε αλληλοϋποστήριξη επιστημονικού και διδακτικού έργου είναι ότι με το πέρασμα του χρόνου δημιουργείται ένας κύκλος νέων επιστημόνων που όχι μόνο ευαισθητοποιείται σε θέματα αρχειακής πολιτικής και συναφούς με αυτήν ευθύνης, αλλά γνωρίζει καλύτερα αυτό το ίδιο το αντικείμενο.
Η ταξινόμηση και εκκαθάριση του αρχειακού υλικού γίνεται βάσει ειδικής Υπουργικής Απόφασης (ΑΠ Φ. 7000/61/ΑΣ 273, ΦΕΚ Β΄ 2636/18.6.2021), αλλά και των διεθνών αρχειονομικών κανόνων. Ταυτόχρονα, τα μέσα συντήρησης και αρχειοθέτησης ανανεώνονται διαρκώς, ενώ χρησιμοποιείται ειδικό σύστημα ηλεκτρονικής ταξινόμησης.
Εκτός από την τρέχουσα καθημερινή εργασία ταξινόμησης του υπάρχοντος στην Κεντρική Υπηρεσία αρχειακού υλικού, βασική μέριμνα της ΥΔΙΑ είναι και ο επαναπατρισμός, βάσει συγκεκριμένου προγράμματος, Αρχείων από διπλωματικές και προξενικές Αρχές του εξωτερικού.